첫째, 임대차계약서와 특약, 입주·퇴거 예정일, 보증금·차임 정산 내역 등 사실관계를 표로 정리했습니다. 둘째, “만료일 이후 인도와 동시에 전액 반환”이라는 원칙을 흔들지 않기 위해 입금기한과 연락 수단을 문장 하나로 단단히 묶었습니다. 셋째, 주소 혼동을 막기 위해 등본·계약서·등기부의 수취지 표기를 맞추고, 반송을 대비해 대체 송달지를 함께 기재했습니다.

가끔은 수취인 부재·폐문부재로 반송이 옵니다. 이때는 연락 가능한 보조 주소로 재발송하고, 문자·카톡 등으로 발송 사실을 동시에 알려 알림의 흔적을 남겼습니다. 도달이 확인되면 이후 협의에서 “언제 어떤 내용이 전달되었는지”가 분명해져 진행이 수월했습니다. 만약 재차 반송된다면, 지급명령 등 다음 단계 문서에서 같은 내용을 다시 고지해 통지 공백을 좁혔습니다.

문서는 길지 않아도 됩니다. 핵심은 사실→요구→기한→계좌의 순서를 지키는 것입니다. 예를 들어, “2025년 ○월 ○일 임대차기간 만료에 따라 같은 날 열쇠 인도와 동시에 보증금 전액을 아래 계좌로 ○월 ○일까지 송금해 주시기 바랍니다.”와 같이 한 문장 안에 흐름을 담았습니다. 분할 변제 제안이 올 경우, 기일·금액·이행방법을 표로 받아 두면 이후 약정서 작성이 빨라졌습니다.

통지 후에도 변제가 지연되면, 저는 지급명령을 열어 두고 협의했습니다. 주택을 먼저 비워야 하는 상황이라면 임차권등기명령으로 점유를 종료하고 권리를 이어가는 방안도 준비했습니다. 실제로는 도달 확인 뒤 일정이 잡혀 추가 절차 없이 마무리되었고, 이후 전세권 말소와 현관 키 인도 사실을 서로 확인하는 문자로 정리했습니다.

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